Virtusee Absensi Online

Sebuah perusahaan penyedia sales memiliki lebih dari 5.000 karyawan (Sales) yang tersebar di seluruh Indonesia. Perusahaan ini memberikan upah harian kepada setiap karyawannya sesuai dengan jumlah jam kerja yang dihitung mulai dari pukul 07:00 sampai 18:00. Perusahaan memiliki 34 team leader yang bertugas untuk mencatat dan memastikan kehadiran setiap sales setiap harinya.

Latar Belakang

Perusahaan memiliki 34 team leader yang bertugas untuk mencatat dan memastikan kehadiran sales setiap harinya. Cara yang dilakukan adalah team leader memberikan Google Form kepada setiap sales untuk diisi setiap pagi & sore sebagai bukti kehadiran mereka.

Selanjutnya tugas setiap team leader adalah merekap data tersebut menggunakan Excel dan digabungkan dengan data team leader lainnya. Proses ini membuat proses rekap data absen menjadi tidak efisien, rawan terjadi kesalahan input data dan kemungkinan adanya kecurangan oleh tim sales.

Rumusan Masalah

1. Perusahaan menghabiskan lebih banyak waktu karena harus merekap data absen secara manual meggunakan Google Form & Excel.
2. Perusahaan kesulitan menentukan jumlah jam kerja karyawan karena berpatokan dengan waktu saat karyawan mengisi Google Form.

Tujuan

1. Perusahaan ingin mendapatkan data absensi secara real-time dan akurat.
2. Perusahaan ingin menentukan jumlah upah yang didapatkan karyawan dengan lebih mudah dan tepat.

Alur Tanpa Virtusee



Pada alur yang digunakan saat ini, data yang diberikan oleh tim sales akan diproses secara manual oleh setiap admin, kemudian data akan digabungkan dan di rekapitulasi pada proses akhir. Proses ini membutuhkan empat langkah, yaitu:

1. Tim sales mengirimkan data absen melalui Google Form.
2. Admin melakukan export data dari setiap form pada pukul 18:00.
3. Menggabungkan semua file Excel dari setiap admin menjadi satu.
4. Proses perhitungan jam kerja setiap karyawan.

Alur Menggunakan Virtusee

Dengan menggunakan Virtusee, input data secara manual tidak perlu lagi dilakukan, karena Virtusee memiliki beberapa fitur, seperti:

Real Time Data Acquisition: Ketika tim sales memasukkan data melalui aplikasi mobile Virtusee, secara otomatis data tersebut akan tersinkronisasi dengan data di web admin Virtusee. Dengan teknologi GPS, admin dapat memantau waktu pengiriman data dan titik lokasi saat tim sales memasukkan data.

Working Hours Menu: Pada menu ini total working hour akan otomatis dihitung oleh sistem sesuai dengan waktu check in & check out tim lapangan.

Custom Dashboard: Virtusee memberikan layanan pembuatan dashboard seperti trendline pengeluaran untuk upah karyawan, jumlah jam kerja rata – rata setiap karyawan dengan rentang waktu tertentu dll.