CONTOH PENERAPAN VIRTUSEE
Kunjungan Tim Lapangan
Situasi
Sebuah perusahaan penyedia minuman kemasan memiliki 1.000 outlet yang tersebar di seluruh Indonesia. Perusahaan memiliki 200 sales lapangan yang bertugas untuk memantau ketersediaan stok produknya. Setiap sales bertugas untuk memberikan data jumlah stok setiap produk dengan tepat dan dalam waktu secepatnya.
Latar Belakang
Perusahaan memiliki kendala dalam proses rekapitulasi karena banyaknya jumlah data yang masuk. Perusahaan tersebut membutuhkan tiga orang admin untuk merekap semua data ke dalam sebuah file Excel. Hal ini membutuhkan waktu yang cukup lama karena sales harus mengirimkan data mereka melalui aplikasi messenger ke setiap admin. Selain waktu yang lama, masalah yang sering terjadi adalah kekeliruan admin dalam memasukkan data, serta duplikasi data yang terjadi karena admin memasukkan data yang sama ke dalam file Excel, hal ini dapat menyebabkan perbedaan data saat rekap data lapangan dilakukan.
Masalah kedua yang sering dialami adalah kecurangan yang dilakukan oleh tim lapangan dengan cara memberikan data palsu atau data pada hari sebelumnya. Mengapa ini bisa terjadi? Karena perusahaan tidak memiliki kemampuan untuk mengetahui posisi tim sales saat memberikan data. Hal seperti ini dapat membuat perusahaan sulit mengambil keputusan bisnis dan tentu saja dapat menyebabkan kerugian karena tidak mendapatkan data yang akurat.
Rumusan Masalah
1. Perusahaan kesulitan dalam melakukan rekap data kunjungan tim sales.
2. Ketidakakuratan data karena dikerjakan manual oleh beberapa orang admin yang berbeda.
3. Perusahaan tidak dapat mendeteksi kecurangan tim sales lapangan karena tidak mengetahui posisi mereka saat memberikan data.
Tujuan
1. Perusahaan menginginkan rekapitulasi data kunjungan dari tim sales secara real-time.
2. Perusahaan menginginkan akurasi data yang tinggi dan menurunkan tingkat kemungkinan kesalahan data akibat proses input manual.
3. Perusahaan tidak ingin adanya kecurangan (fake location) yang dilakukan oleh tim lapangan.
Alur Tanpa Virtusee
Pada alur yang digunakan saat ini, data yang diberikan oleh tim sales akan diproses secara manual oleh admin, kemudian data akan digabungkan dan di rekapitulasi pada proses akhir. Proses ini membutuhkan empat langkah, yaitu:
1. Tim sales mengirimkan data kunjungan kepada admin melalui aplikasi WhatsApp.
2. Team Leader memasukkan data ke dalam Excel secara manual.
3. Menggabungkan semua file Excel dari setiap Team Leader menjadi satu.
4. Proses analisa data & penentuan strategi bisnis oleh supervisor maupun stakeholder terkait.
Alur Menggunakan Virtusee
Dengan menggunakan Virtusee, input data secara manual tidak perlu lagi dilakukan, karena Virtusee memiliki beberapa fitur, seperti:
Real Time Data Acquisition: Ketika tim sales memasukkan data melalui aplikasi mobile Virtusee, secara otomatis data tersebut akan tersinkronisasi dengan data di web admin Virtusee. Dengan teknologi GPS, admin dapat memantau waktu pengiriman data dan titik lokasi saat tim sales memasukkan data.
Complete and Accurate Data: Saat data sudah tersinkronisasi dengan web admin, data akan otomatis tersusun dengan rapi dan hasilnya dapat di unduh kembali menjadi sebuah file Excel sesuai tanggal yang diinginkan.
Dengan menggunakan Virtusee, perusahaan dapat memangkas proses dari empat langkah menjadi dua langkah, yaitu:
1. Tim sales mengisi data yang dibutuhkan menggunakan Virtusee Mobile App.
2. Proses analisa dan penentuan strategi bisnis menggunakan Virtusee Web.
Hasil
1.Perusahaan bisa mendapatkan data kunjungan tim sales yang akurat. Hal ini dicapai dengan fitur Location Tracking berbasis GPS yang Virtusee App miliki.
2.Tidak adanya data yang salah ataupun duplikat karena data dari Virtusee App akan langsung tersinkron ke Web Admin Virtusee.
3.Tingkat kecurangan dapat ditekan karena proses akusisi data yang bersifat real time dan teknologi berbasis GPS yang dapat mengetahui posisi tim sales saat mengirimkan data.
4.Efisiensi perusahaan akan meningkat karena dengan virtusee tidak diperlukan lagi pencatatan data scara manual. Selain itu, waktu yang diperlukan untuk menganalisis data & penentuan strategi bisnis dapat dilakukan dengan cepat.
CONTOH PENERAPAN VIRTUSEE
Kunjungan Tim Lapangan
Situasi
Sebuah perusahaan penyedia minuman kemasan memiliki 1.000 outlet yang tersebar di seluruh Indonesia. Perusahaan memiliki 200 sales lapangan yang bertugas untuk memantau ketersediaan stok produknya. Setiap sales bertugas untuk memberikan data jumlah stok setiap produk dengan tepat dan dalam waktu secepatnya.
Latar Belakang
Perusahaan memiliki kendala dalam proses rekapitulasi karena banyaknya jumlah data yang masuk. Perusahaan tersebut membutuhkan tiga orang admin untuk merekap semua data ke dalam sebuah file Excel. Hal ini membutuhkan waktu yang cukup lama karena sales harus mengirimkan data mereka melalui aplikasi messenger ke setiap admin. Selain waktu yang lama, masalah yang sering terjadi adalah kekeliruan admin dalam memasukkan data, serta duplikasi data yang terjadi karena admin memasukkan data yang sama ke dalam file Excel, hal ini dapat menyebabkan perbedaan data saat rekap data lapangan dilakukan.
Masalah kedua yang sering dialami adalah kecurangan yang dilakukan oleh tim lapangan dengan cara memberikan data palsu atau data pada hari sebelumnya. Mengapa ini bisa terjadi? Karena perusahaan tidak memiliki kemampuan untuk mengetahui posisi tim sales saat memberikan data. Hal seperti ini dapat membuat perusahaan sulit mengambil keputusan bisnis dan tentu saja dapat menyebabkan kerugian karena tidak mendapatkan data yang akurat.
Rumusan Masalah
1. Perusahaan kesulitan dalam melakukan rekap data kunjungan tim sales.
2. Ketidakakuratan data karena dikerjakan manual oleh beberapa orang admin yang berbeda.
3. Perusahaan tidak dapat mendeteksi kecurangan tim sales lapangan karena tidak mengetahui posisi mereka saat memberikan data.
Tujuan
1. Perusahaan menginginkan rekapitulasi data kunjungan dari tim sales secara real-time.
2. Perusahaan menginginkan akurasi data yang tinggi dan menurunkan tingkat kemungkinan kesalahan data akibat proses input manual.
3. Perusahaan tidak ingin adanya kecurangan (fake location) yang dilakukan oleh tim lapangan.
Alur Tanpa Virtusee
Pada alur yang digunakan saat ini, data yang diberikan oleh tim sales akan diproses secara manual oleh admin, kemudian data akan digabungkan dan di rekapitulasi pada proses akhir. Proses ini membutuhkan empat langkah, yaitu:
1. Tim sales mengirimkan data kunjungan kepada admin melalui aplikasi WhatsApp.
2. Team Leader memasukkan data ke dalam Excel secara manual.
3. Menggabungkan semua file Excel dari setiap Team Leader menjadi satu.
4. Proses analisa data & penentuan strategi bisnis oleh supervisor maupun stakeholder terkait.
Alur Menggunakan Virtusee
Dengan menggunakan Virtusee, input data secara manual tidak perlu lagi dilakukan, karena Virtusee memiliki beberapa fitur, seperti:
Real Time Data Acquisition: Ketika tim sales memasukkan data melalui aplikasi mobile Virtusee, secara otomatis data tersebut akan tersinkronisasi dengan data di web admin Virtusee. Dengan teknologi GPS, admin dapat memantau waktu pengiriman data dan titik lokasi saat tim sales memasukkan data.
Complete and Accurate Data: Saat data sudah tersinkronisasi dengan web admin, data akan otomatis tersusun dengan rapi dan hasilnya dapat di unduh kembali menjadi sebuah file Excel sesuai tanggal yang diinginkan.
Dengan menggunakan Virtusee, perusahaan dapat memangkas proses dari empat langkah menjadi dua langkah, yaitu:
1. Tim sales mengisi data yang dibutuhkan menggunakan Virtusee Mobile App.
2. Proses analisa dan penentuan strategi bisnis menggunakan Virtusee Web.
Result
1. Perusahaan bisa mendapatkan data kunjungan tim sales yang akurat. Hal ini dicapai dengan fitur Location Tracking berbasis GPS yang Virtusee App miliki.
2. Tidak adanya data yang salah ataupun duplikat karena data dari Virtusee App akan langsung tersinkron ke Web Admin Virtusee.
3. Tingkat kecurangan dapat ditekan karena proses akusisi data yang bersifat real time dan teknologi berbasis GPS yang dapat mengetahui posisi tim sales saat mengirimkan data.
4. Efisiensi perusahaan akan meningkat karena dengan virtusee tidak diperlukan lagi pencatatan data scara manual. Selain itu, waktu yang diperlukan untuk menganalisis data & penentuan strategi bisnis dapat dilakukan dengan cepat.